Όταν αναφερόμαστε σε cloud πρόγραμμα και στην συγκεκριμένη περίπτωση σε cloud PMS εννοούμε ότι η εγκατάσταση αυτού του προγράμματος γίνεται σε server και όχι σε προσωπικό υπολογιστή.
Έτσι η διαχείριση των δεδομένων γίνεται από οποιαδήποτε συσκευή (υπολογιστή, tablet, τηλέφωνο), αρκεί να είναι συνδεδεμένη στο internet.
Αντίθετα στην εγκατάσταση σε προσωπικό υπολογιστή η διαχείριση των δεδομένων γίνεται μόνο από την συσκευή όπου έχει γίνει η εγκατάσταση.
Και οι 2 λύσεις έχουν υπέρ και κατά. Όμως με την εξέλιξη της τεχνολογίας τα cloud προγράμματα δείχνουν να κερδίζουν έδαφος, με όλο και περισσότερα ξενοδοχεία, καταλύματα και ενοικιαζόμενα δωμάτια να τα προτιμούν.
Το μοναδικό “μειονέκτημα” ενός cloud PMS είναι ότι η πρόσβαση γίνεται μόνο μέσω internet και ότι η ταχύτητά του εξαρτάται και από την ταχύτητα της σύνδεσης. Πλέον όμως η κάλυψη από τις εταιρείες τηλεφωνίας έχει αγγίξει το 100%. Ενώ από την άλλη, με τις σημερινές ταχύτητες (DSL/VDSL) η πρόσβαση στα δεδομένα είναι πραγματικά πολύ γρήγορη. Ειδικά με ένα πρόγραμμα όπως το Hotelist cloud PMS, το οποίο έχει σχεδιαστεί για να είναι όσο το δυνατόν “ελαφρότερο”, τα δεδομένα είναι σαν να τρέχουν από τοπική εγκατάσταση.
Έτσι μπορούμε να πούμε με σιγουριά, ότι στα περισσότερα μέρη τα παραπάνω μειονεκτήματα δεν ισχύουν, ενώ στα πιο απομακρυσμένα τείνουν να εξαφανιστούν.
Αντίθετα η ελευθερία στην πρόσβαση και στην διαχείριση των δεδομένων, του ξενοδοχείου ή των ενοικιαζόμενων δωματίων, από οποιαδήποτε συσκευή και από οπουδήποτε, δίνει συγκριτικό πλεονέκτημα σε ένα cloud πρόγραμμα.
Το Hotelist cloud PMS παρέχει ένα επιπλέον πλεονέκτημα. Το πολυχρηστικό του περιβάλλον, όπου επιτρέπει την ταυτόχρονη είσοδος πολλών χρηστών, οι οποίοι μπορούν παράλληλα να εκτελούν διαφορετικές εργασίες, ενώ δίνει και την δυνατότητα οι χρήστες να έχουν διαφορετικά επίπεδα πρόσβασης, για παράδειγμα ο χρήστης reception να βλέπει συγκεκριμένες ενότητες ενώ ο χρήστης λογιστήριο άλλες.
Επίσης μία σημαντική διαφορά μεταξύ ενός cloud PMS και ενός αντίστοιχου προγράμματος που γίνεται εγκατάσταση σε υπολογιστή είναι η ευκολία με την οποία συνδέονται με άλλα προγράμματα. Τα integration δηλαδή.
Ένα cloud πρόγραμμα, επειδή “τρέχει” στο internet, μπορεί να συνδεθεί και να ανταλλάζει δεδομένα με άλλα cloud προγράμματα πολύ εύκολα, κάτι που σε ένα πρόγραμμα που είναι εγκατεστημένο σε υπολογιστή είναι πολύ δύσκολο και σε κάποιες περιπτώσεις αδύνατο. Έτσι δίνει την δυνατότητα στους ξενοδόχους και στους ιδιοκτήτες καταλυμάτων να έχουν πολλαπλά εργαλεία μέσα από ένα κοινό extranet.
Το Hotelist έχει μία ολοκληρωμένη λίστα συνεργατών η οποίοι παρέχουν διάφορά εργαλεία όπως channel managers για διαχείριση κρατήσεων σε κανάλια πώλησης, booking engines για τις απευθείας κρατήσεις (direct booking engine) από την ιστοσελίδα, εργαλεία παραγγελιοληψίας (POS), εργαλεία διαχείρισης φήμης (reputation manager), εργαλεία για σάρωση διαβατηρίου ή ταυτότητας (passport scanner) κα. Όλα αυτά τα εργαλεία ο ξενοδόχος μπορεί να τα διαχειριστεί μέσα από το εύχρηστο περιβάλλον του Hotelist, εξοικονομώντας σημαντικό χρόνο στις καθημερινές του εργασίες.
