H oργάνωση ενός καταλύματος είναι πολλά περισσότερο από την οργάνωση των κρατήσεων

Η βασική εργασία σε ένα κατάλυμα είναι η διαχείριση των κρατήσεων. Ποιος επισκέπτης δηλαδή θα μπει σε ποιο δωμάτιο και πότε, αυτό μάλιστα είναι και κάτι που μπορεί να αλλάξει αρκετές φορές μέχρι το check-in και αυτός είναι ένας λόγος που χρειάζεται ένα cloud PMS με ‘έξυπνο’ drag n drop ηλεκτρονικό πλάνο, ώστε αυτή η εργασία να μπορεί να γίνεται εύκολα και γρήγορα.

Από εκεί και πέρα όμως υπάρχουν διάφορα άλλα πράγματα που ο ξενοδόχος πρέπει να διαχειριστεί καθημερινά και για να το κάνει αυτό χρειάζεται τα κατάλληλα εργαλεία. Όπως την διαχείριση των διάφορων προκαταβολών και ειδοποιήσεων πληρωμών που συνοδεύουν τις κρατήσεις. Το Hotelist για να δώσει λύση στον παραπάνω καθημερινό πονοκέφαλο παρέχει ειδικό σύστημα το οποίο συνδέεται με Paypal και Stripe και ενημερώνει με email τον επισκέπτη για το οφειλόμενο πόσο καλώντας τον να προχωρήσει σε εξόφληση. Ενώ ο ξενοδόχος αφενός κάνει άμεσα όλη την παραπάνω διαχείριση μέσα από την σελίδα της κράτησης και αφετέρου έχει όλη την πληροφορία σε μία οθόνη.

Η οργάνωση και η αποστολή των email, όπως πχ. του email καλωσορίσματος λίγο πριν την άφιξη ή του ευχαριστήριου email μετά την αναχώρηση των επισκεπτών, είναι επίσης μια χρονοβόρα διαδικασία η οποία χρειάζεται και μπορεί να αυτοματοποιηθεί. Με τα Email εργαλεία του Hotelist αυτή η διαδικασία μετά το αρχικό set up όπου ο ξενοδόχος δημιουργεί τους κανόνες αλλά και τα όμορφα email – τύπου newsletter, με κείμενα, φωτογραφίες, social media links κα., αυτοματοποιείται πλήρως. Το Hotelist βάση των κανόνων που έχουν οριστεί, πχ. 3 ημέρες πριν το check-in ή 1 ημέρα μετά το check-out στέλνει το αντίστοιχο email στον επισκέπτη χρησιμοποιώντας μάλιστα και προσωποποιημένα στοιχεία, όπως το όνομα του, το id της κράτησής του, το οφειλόμενο ποσό κα.

Όμως η διαχείριση ενός καταλύματος είναι μια πολυδιάστατη εργασία που μπορεί να περιλαμβάνει από την προετοιμασία του πρωινού μέχρι την χρέωση καρτών άρα ο ξενοδόχος χρειάζεται ένα PMS που να του παρέχει εργαλεία τα οποία να δουλεύουν για αυτόν χωρίς αυτόν. Στο Hotelist καθώς έχουμε αφουγκραστεί αυτές τις ανάγκες έχουμε κατασκευάσει διάφορα τέτοια εργαλεία όπως είναι τα reminders, σύστημα υπενθυμίσεων δηλαδή όπου η εφαρμογή ενημερώνει με email τον ξενοδόχο για τις καθημερινές του εργασίες βάση των κανόνων που έχει θέσει ο ίδιος. Έτσι στέλνονται υπενθυμίσεις στο email του αλλά και μέσα στην εφαρμογή για χρεώσεις καρτών, καθημερινές αφίξεις / αναχωρήσεις κα. γλιτώνοντας του πολύτιμο χρόνο και ελαχιστοποιώντας τυχόν παραλείψεις. Παράλληλα, με την λίστα καθημερινών εργασιών, μπορούν όλοι οι υπάλληλοι του καταλύματος να ενημερώνονται για τις καθημερινές εργασίες, ποιες από αυτές έχουν ολοκληρωθεί και ποιες πρέπει να γίνουν στην δική τους βάρδια.

Επίσης εκτός από την διαχείριση υπάρχει η οργάνωση και η προετοιμασία που πρέπει να γίνετε για κάποιες λειτουργίες του καταλύματος όπως είναι τα διάφορα γεύματα για τα οποία η κουζίνα θα πρέπει να γνωρίζει πόσους επισκέπτες πρέπει να εξυπηρετήσει τις επόμενες εβδομάδες ώστε να προγραμματίσει τα ψώνια. Το τμήμα καθαρισμού που θα πρέπει να μπορεί να προβλέψει για συγκεκριμένες χρονικές περιόδους πόσα σεντόνια, μαξιλαροθήκες, πετσέτες κτλ θα χρειαστεί έτσι ώστε να συνεννοηθεί με την εταιρεία καθαρισμού. Είναι πολύ βασικό λοιπόν το PMS να μπορεί να εξάγει τέτοιου είδους reports καθώς με αυτές τις πληροφορίες οι καθημερινές εργασίες διαχείρισης ενός καταλύματος απλουστεύονται. Το Hotelist έχει πολλά τέτοια reports για την πρόβλεψη τόσο των εργασιών καθαρισμού και γευμάτων καθώς και διάφορα άλλα για διαφορετικά τμήματα και εξωτερικούς συνεργάτες του καταλύματος όπως συγκεντρωτικές λίστες παραστατικών για το λογιστήριο, στατιστικές αναφορές για το marketing και διάφορα άλλα.

Συνοψίζοντας θα λέγαμε ότι βασικό κριτήριο για την αγορά ενός Cloud PMS πρέπει να είναι ο τρόπος που διαχειρίζεται τις κρατήσεις, η ευχρηστία που παρέχει το ηλεκτρονικό του πλάνο καθώς και οι διάφοροι τρόποι προβολής των κρατήσεων και της πληρότητας / διαθεσιμότητας. Επίσης όμως βασικό κριτήριο πρέπει να είναι και όλα τα υπόλοιπα εργαλεία που διαθέτει, η χρήση των οποίον μπορεί να αυτοματοποιήσει τις καθημερινές εργασίες, να ελαχιστοποιήσει παραλήψεις και λάθη του προσωπικού και να μειώσει σημαντικά το χρόνο που απαιτείται για την διαχείριση του καταλύματος.